Knowledge Warehouse
From Sapwiki
Das SAP Knowledge Warehouse (im folgenden als SAP KW abgekürzt) der Firma SAP ist ein zweigeteiltes System, mit dem es zum Beispiel möglich ist, die Hilfetexte zu Transaktionen mit eigenen, dann spezifisch angepassten, Dokumenten zu ersetzen. Die Hilfe wird wie gewohnt aus der Transaktion aufgerufen und im Browser angezeigt.
Neben dieser Online-Hilfe für die SAP-Systeme lassen sich im SAP KW jegliche Art Dokumentation ablegen und durch Navigationsstrukturen finden. So werden im SAP KW auch sämtliche (zur Zeit mehrere hundert) XML- und PowerPoint-basierten SAP-Schulungsunterlagen verwaltet. Jedes Quartal erscheint ein sogenanntes Content-Update, in dem die neusten Kurse sowie Änderungen an den vorhandenen zur Verfügung gestellt werden. Jeder Kurs liegt in verschiedenen Ausprägungen vor. Diese sind abhängig von der Sprache und dem SAP-Release. Die Volltextsuche wird mit Hilfe des TREX in allen diesen Dokumenten unterstützt.
Das SAP KW wird von (mindestens) zwei Komponenten angetrieben:
- SAP-System zur Verwaltung der Berechtigungen der Autoren und zur Berechnung des am besten passenden Dokumentes
- Windows2000-System, auf dessen Basis der Content in einem angepassten IIS (Internet Information Server von MS) zur Verfügung gestellt wird.
Zusätzliche Contentserver sind einsetzbar, um zum Beispiel eine Lastverteilung beim weltweiten Einsatz zu gewähren. So könnte ein eigener Contentserver für asiatische Sprachen benutzt werden, der durch das zentrale SAP System angesteuert wird, wenn ein Anwender im japanischen Sprachraum Hilfe anfordert.
Eine weitere Möglichkeit der Lastverteilung ist der Einsatz eines so genannten Cache-Servers, dessen Funktion darin besteht, alle Anfragen aus einer Außenstelle zu bündeln und schon mal angezeigte Dokumente lokal zu speichern. So werden zum Beispiel die amerikanischen Nutzer des Systems die Hilfetext nicht ständig durch die WAN-Leitung aus Europa abrufen, sondern der Cache-Server speichert die angefragten Dokumente zwischen. Beim ersten Mal ist's langsam, danach dann nicht wieder - bis das Dokument eine Änderung erfährt.
Eine weitere Stärke des SAP KW ist die Unterstützung von Übersetzungsworkflows, mit optionaler Anbindung von TRADOS-Übersetzungswerkzeugen.
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Wie wird mit dem SAP KW gearbeitet?
Endanwender
Ein Endanwender sieht die aufgerufenen Hilfetexte bzw. Dokumente im Browser. Hier kann dann das SAP KW durchsucht oder aber die Navigationsstruktur benutzt werden.
Autoren
Für Autoren ist die sogenannte Knowledge Workbench gedacht. Dokumente können eingestellt, verändert oder gelöscht werden. Für gewöhnlich wird das 4-Augen-Prinzip verwendet bevor ein Dokument der Allgemeinheit zur Verfügung gestellt wird. Der Autor schließt seine Arbeit ab, nachfolgend wird das Dokument von einer anderen Person durchgeschaut und bei Richtigkeit freigegeben. Gesteuert wird dies durch Rollen.
Administratoren
Administratoren arbeiten hauptsächlich direkt in der SAPGUI, von hier sind die meisten Arbeiten am effektivsten zu erledigen, insbesondere die Massenbearbeitung von Dokumenten. Und auch nur hier können die sogenannten R/3-Links erstellt werden. Damit erst wird die Verbindung einer Transaktion zum zugehörigen Hilfedokument möglich.
Warum wird SAP KW eingesetzt?
Fachliche Anforderung
- Die Online-Hilfe soll ergänzend zur SAP-Standardhilfe den Zugriff auf selbsterstellte Hilfe-Dokumente ermöglichen, die für die in SAP auszuführenden Transaktionen eine anwendergerechte Beschreibung der auszuführenden Arbeitsschritte, der jeweils zu verwendenden Datenfelder und der Bedingungen ihrer Verwendung sowie möglicher Entscheidungsschritte bieten.
- Die spezifische Hilfe soll dem Anwender direkt angeboten werden ohne die Notwendigkeit einer Suche.
- Daneben soll der Zugriff auf tiefergehende Erklärungen und Hintergrundinformationen möglich sein.
Auswahl Knowledge Warehouse
- einheitlicher mehrsprachiger Zugriff auf spezifische Transaktionsbeschreibungen direkt aus der SAP-Transaktion heraus.
- Mehrere Hilfe-Ausprägungen über Kunden-Kontexte erstellbar. Hierdurch mehrere SAP-Systemlandschaften bedienbar.
Nutzen für Anwender
- transaktionsspezifische Dokumente (auch für eigenerstellte Transaktionen)
- ergänzende Übersichtsdokumente (Konzepte, Leitfäden, Schulungsmaterial)
- einheitlicher Aufbau / Layout der Online-Hilfe
- schneller einheitlicher Zugriff aus SAP-Transaktion bzw. aus Intranet-Einstiegslink)
- Arbeitsplatzunabhängig
- Aktualität der Information bei Systemveränderungen / Releasewechseln)
Nutzen für Betreiber
- Entlastung Support Desk.
- Verbesserte Benutzerakzeptanz.
- Qualitätsgesicherte Aktualität der Information durch Versionierung
- definierte Freigabeverfahren für Autoren
- Kürzere Einarbeitungszeiten bei Arbeitsplatzwechsel / neuer Mitarbeiter (User/in lernt einmal die Online-Dokumentation und kann diese überall einsetzen).
- Durch die Einheitlichkeit von Struktur und Layout: übergreifende Dokumentenerstellung möglich (Vermeidung von Doppelarbeit).
- Reduzierung von Druckkosten für Handbücher.
Neues in den Versionen
Neuigkeiten in Version 6
- Statistik-Funktionen
- erweiterte Suchfunktion (auch in PDF!)
- qualitativ bessere HTML Übersetzung aus Word (Notwendig für Autoren: Office XP!!)
- Beginn der Umstellung auf XML (Formatunabhängige Beschreibungssprache), ab Version 7.0 mit XML-Editor
Neuigkeiten in Version 7
- Links zwischen verschiedenen Kontexten
- Unterstützung von selbsterstellter und XML-basierter Dokumentation
- Nutzung verschiedener DTDs
- XSLT Transformation zeigt einen XML-basierten Training Kurs im Web Browser. Die Transformation rendert die XML Quelle zu HTML
- Besserer Übersetzungs-Workflow für XML-Dokumente
- Integration der XML-Editoren Epic (kostenpflichtig) und Authentic (kostenfreie Version, funktioniert aber nicht so recht...)
- Basiert auf WebAS 6.40, kann damit mit Solution Manager 4.0 auf einer Hardware gleichzeitig laufen (SAP hat die Freigabe dazu gerade eben (17.Mai 2006) erteilt!)
